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移动互联环境下的高校OA系统建设研究

日期:2016-10-08 来源:企迪网 作者:管理员
关键字:OA系统

在21世纪的第一个十年,国内高校围绕着数字校园的酝酿、规划、建设和应用展开信息化工作,几乎所有的高校都经历了一至两轮的数字校园建设。[1]大部分高校都建成了OA系统(Office Automation,办公自动化系统),围绕业务流程贯通和办公资源共享展开应用。

近年来,随着移动智能终端的逐渐普及、移动网络技 术的逐步发展、移动应用场景的日益丰富,泛在的移动互联环境初步形成。在这个大环境下,高校信息化工作更关注如何方便、快捷地实现内部各部门以及人员之间 的协同、内外部各种资源的有效整合,如何以信息化为师生员工提供更高效优质的管理和服务。工作流程向移动终端延伸成为了高校OA系统拓展升级的需求之一, 移动办公成为高校OA系统建设的新热点。

高校对OA系统的新需求主要体现在:

简单:高层管理者公务繁忙,不可能长时间在办公室里计算机旁响应事务请求,希望有一种简单快捷的方式登录办公系统处理公务;

及时:教职员工出差期间,希望可以获取办公信息资源;

快捷:发起申请的用户,希望减少流程周转的等待时间,得到更迅速及时的响应;

方便:部分场所不宜或不便网络布线,无法对每个终端提供网络接入端口,希望采用基于无线网络的移动办公,免去网络布线的工作量;

灵活:教职员工希望在快节奏的社会活动中灵活利用碎片时间;

集成:用户希望得到整合无缝的一站式服务,避免职能部门各有各的业务系统、应用“烟囱”林立的局面。

一、OA系统发展历程

OA系统是管理理念和信息技术的综合体,是办公自动化的高级形态,包括工作流管理、知识管理、公文管理、办公事务管理等。从发展历程来看,OA系统经历 了一个从以数据为核心到以信息交流为核心,进而提升为以系统运用知识为核心的发展过程。[2]根据其技术特点,可以大致划分为三个阶段,包括实现纸张信息 数字化的萌芽阶段、实现手工业务自动化的起步阶段和实现全网资源协同化的深化阶段。

实现纸张信息数字化的萌芽阶段,以PC为中心,以 Office、WPS等办公软件为工具,辅助个人处理办公事务。这一阶段实现了基本的个人办公数据管理,办公效率有所提高,但基于单机,并未“协同”,缺乏办公过程中的沟通协作支持。这一阶段的特征是“无纸化办公”,是OA系统的基础。

实现手工业务自动化的起步阶段,在前一阶段的基础上,开始建设OA系统,也称协同办公系统,强调“协同”的概念。以网络为基础,以工作流为中心,提供文 档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等沟通协作支持。通过网络,之前基于单机的手工业务转变为流转可控的工作流,信息的共享、信息的综合处理得以实现, 办公效率大大提高。这一阶段的特征是“协同办公”,信息流通过系统流转、用户通过联网的PC即可处理各种公务,远程进行响应。

实现全网 资源协同化的深化阶段,在前一阶段的基础上升级OA系统。以互联网和移动互联网为基础,提供移动审批、业务协同、资源共享、知识管理、效率分析、流程定制 等随时随地、统一集成的沟通协作支持。协同工作程度更为深化。这一阶段的特征是“移动协同办公”,处理待办公务的终端由计算机转变为便携性更强的智能终 端,事务响应更为及时,信息流流转更具时效。

纵观以上三个发展阶段,可以发现OA系统的时空概念越来越淡化。第一个阶段,以单机应用为 主,简单的人-机交互、计算机技术作为辅助个人办公的手段。第二个阶段,以互联网应用为主,计算机与计算机之间连接了起来,不同地域的用户通过联网的PC 机协同工作,信息流通过互联网更为有效快速地流转。第三个阶段,互联网应用与移动互联网应用相辅相成,在前一阶段基础上,通过移动互联网,人与人之间连接 了起来,可以近似地视为待办公务直接推送到人,办公时间、办公地点等被淡化,OA系统即时的业务和通讯成为可能,实现了更为有效的协同。(见图1)

OA系统

二、传统高校OA系统的局限性

从OA系统的发展历程来看,OA系统与信息技术环境息息相关。在互联网时期,OA系统尽管已发展到了网络协作阶段,但OA实现的工作合作也仅是局部的、浅层次的,只是将一部分手工进行的事务搬到计算机网络上, 除了将一些文档、信息进行了电子化,并在工作流管理上有所增强外,并未体现出更多价值。主要体现在:

(1)传统OA系统依行政部门方便 管理而建,模仿传统的行政管理模式,以满足各自部门需求为导向,系统提供的信息与服务项目少,部门间提供的应用割裂分散,用户难以从系统上获得整合的丰富 的信息与行政服务,是信息员等小范围人群使用的办公系统。且限于当时技术环境,未能提供移动办公。OA系统与用户的紧密度和亲和度仍存在很大距离。

(2)传统OA系统的建设模式,多是软件供应商通过采集行政部门需求,设计系统框架及编写代码以实现。一旦成型后可拓展性有限,没有预先编程固化的流 程,系统就无法处理。是“静态”的系统。OA系统无法摆脱随着应用逐渐深入、系统程序越来越难以修改甚至陷于崩溃的困境。

(3)传统OA系统建设中,关注点一直是数据传递、流程控制的自动化,为事务而事务,较少有人重视OA系统的知识管理和数据分析。组织活动中的信息与知识,难以通过积累、分享、更新、创新等过程,回馈到组织系统中,形成组织的智慧资本。


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