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高校“质量工程”项目管理信息化建设的探索与实践

日期:2014-12-31 来源:企迪网 作者:管理员
关键字:项目管理,软件系统,系统
“高等学校教学质量和教学改革工程”作为国家提升高等教育质量的一项重大战略举措,正持续深入地全面推进。由于项目类型与层级多、建设主体及目标多元,随着项目建设的深入,项目管理的任务和难度日益增加,传统的运作模式已难以适应形势发展需要,亟需实现管理手段的更新和效率的提升。本文以广州大学的探索与实践为例,从实践和操作层面论述了“质量工程”项目管理信息化建设的路径与策略。

一、系统需求分析及功能定位

“高等学校教学质量与教学改革工程”(简称“质量工程”)是教育部、财政部全面贯彻党中央、国务院关于“把高等教育的工作重点放在提高质量上”的一项重大战略部署。“十一五”期间的建设内容涵盖精品课程、教学名师、实验教学示范中心、大学生创新性实验、特色专业、教学团队、人才培养模式创新实验区、双语教学示范课程、大学英语教学改革示范院校等六大方面近十种类型的建设项目。“十二五”期间又新增专业教学质量标准建设、专业综合改革试点、战略性新兴产业相关专业建设、卓越人才教育培养计划、专业认证、精品视频公开课、精品资源共享课、实验教学示范中心、大学生校外实践教育基地、大学生创新创业训练项目、教师教学发展中心等五大方面十余种类型的建设项目。[1] 项目建设至少有国家、省、校等三个层级,部分地方院校则多达国家、省、市、校、院(系)等五个层级;项目管理任务涉及遴选培育、立项申报、专家评审、中期检查、结题验收、绩效评价、推广应用等诸多环节;建设状态呈现培育、在建、延期、结题等多种状态。随着项目建设的不断深入,不同年度、类型及层级项目的立项、检查、验收及推广应用时常交织重叠,工作量急剧增长,项目管理效率与质量要求亟需提高。面对不断增长的数量、质量和效率要求,相当一部分高校的项目管理仍处于人工管理状态,程序琐碎且劳动强度大,效率也低,工作人员疲于应付日常管理,几乎无暇顾及内涵提升。以项目申报及评审流程为例,常见的运作模式为:申报者根据上级部门的申报通知下载申报书→填写并提交纸质申请材料→管理人员收集、整理纸质申请材料→管理人员根据申报项目内容或属性对申报书及支撑材料进行分组→聘请项目评审专家→分发纸质评审材料→等候专家审阅评审材料,填写评分结果及评价意见→管理人员回收评审材料,汇总、整理专家评审意见→管理部门召集专家进行现场会议评审→汇总、形成专家评审意见→报领导审核并公示→公布评审结果。项目的中期检查、结题验收及绩效评估工作的操作流程与此类似,只是所填报的申报材料,采用的评价指标不同而已。其间,申报者需提交一式多份纸质材料,管理人员则需多次反复收集、整理、分发、回收、再整理申报材料,手工汇总并统计分析评审结果。整个申报评审过程耗时长,材料多,流程繁杂,人员和资源浪费严重,工作进程慢,容易出现人为的错漏,工作质量参差不齐。如遇有校外专家参与,则需远程送交及回收纸质申报材料,工作量更大,且容易出现延误。整个工作流程,项目申报者、管理人员及申报专家均深陷其间,费时费力,工作效率低,人力物力耗费高。传统的以手工操作、经验管理为主的运作模式已难以适应形式发展的需要,亟需通过管理的信息化、网络化、无纸化,实现管理的程序化、规范化和标准化,提升管理水平和工作效率。基于上述背景,广州大学自2009年起开始探索通过项目管理手段的信息化,实现管理流程优化及管理效率与质量的提升,经过多轮调试、试用及完善,自主建成“质量工程评审与管理系统”,实现了项目的在线申报、在线评审、在线查询、项目信息集成管理及成果在线展示等功能,有效降低了劳动强度及资源耗费,同时显著提升了管理水平与工作效率。




二、系统功能配置及特点

1.按需进行多元权限配置

系统可按项目管理的需要动态设置校级管理员、院校管理员、申报者、评审专家、学校领导等多种管理角色,不同的角色可根据任务配置的不同,赋予不同的权限。校级管理员为超级管理员,可对系统各项参数进行配置,诸如:对系统首页公告栏进行管理;根据需要设置各种角色并授予不同的系统操作权限;设定各学院部门申报限额,满足限额申报的要求;确定每个评审项目最多可上传的附件数;动态设定评审或检查验收指标,以适应不同评审任务的需要;设定申报、评审等工作任务的系统开放时间,精准控制工作进程;分配评审专家评审的项目,支持分组评审、分组统计排序;动态查看评审结果,掌控评审进程;申报者在系统开放期间查看通知公告、填报项目基础信息、提交申报书及附件;领取任务的评审专家可在约定评审期间,在线查看评审材料,给出评审意见和结论;校领导可以全面查看各种支撑材料、项目分组情况、专家评审进度及评审意见、项目评审结论等。

2.同时兼容多类型、多任务管理需求

“质量工程”项目类型层次多,不同类型、层次,年度项目的申报表格、评审指标及检查验收往往各不相同,如果将申报书的栏目通过后台程序予以固化,全部设置在线提交数据,一旦申报材料的格式或栏目出现细微的调整,则需重新修改系统程序,工作量大且繁琐。鉴于此,本系统将项目申报书、合同书、结题书及相关附件等材料以附件形式提交,使其能广泛适应不同类型项目申报与管理的个性化需求。同时,为了克服系统不能自动提取附件文本信息,无法进行数据统计、汇总、查询的弊端,系统在提交附件前要求将项目名称、项目类型、项目等级、项目负责人、所属部门等基础信息在线输入或批量导入,并将其作为信息统计、分析的基础数据,满足在线查询、汇总等需要。对于评价指标,系统支持动态添加、删除、编辑,能灵活满足不同时间、不同类型项目对评审、检查、验收指标的不同要求。此外,系统支持不同类型的项目同时申报、评审,中期检查或检查验收,彼此互不干扰,有效突破一般管理系统只能用于某一特定项目申报、管理或评审任务的局限,可同时进行多层级多类型项目的申报、评审、检查及验收工作。

3.在线评审并自动进行综合智能统计

系统管理员将评审任务分配给评审专家后,领取任务的评审专家可在线维护个人信息(修改个人密码等)、查看评审项目列表及各项申报资料,根据评价指标对项目进行评分、填写评价意见、提交并打印评审结果。专家评审结束后,系统根据指标权重设置及专家的评价等级,按算术平均及相关度平均等方式计算项目得分并按相关度平均分降序排列。(相关度平均数算法旨在排除项目评分因人为干扰而出现异常,若某一专家的评分相比其他几位专家评分的平均数,高于或低于设置指标,系统自动剔除该分数,只计算其它几位专家的平均分。)评审意见表专家可自行下载、打印,系统管理者则可将不同专家对同一项目的评价意见或问题反馈,导出并编辑,为专家现场会议评审及领导决策提供参考依据。

4.集成管理各类项目信息

为了科学、准确地进行管理决策,高校领导及职能部门对“质量工程”项目数据的需求越来越多,而且对提供数据的时间和质量的要求也越来越高。由于时间跨度长、类型层次多,各高校“质量工程”的申报及建设管理工作散布在教务处、实验室管理处、现代教育技术中心等不同处室,即便在同一处室,管理职责通常又由不同的岗位和人员具体负责,领导及职能部门需要对某类、某项、某部门或某人的数据进行统计或核实时,数据查找、核实麻烦,而且容易出现错漏,其间如出现岗位及人员调整、调离等情况,操作更为困难。鉴于此,系统专门开发了项目查询功能模块,该模块支持根据项目名称、项目类型、项目(获奖)等级、项目负责人、所属部门、立项时间、结题时间等要素进行逐项输入或成批导入,实现对项目信息的集成管理,通过电脑终端可方便快捷地完成各级各类项目的浏览、查询、分类及汇总等工作。同一项目申报、评审、建设、层次提升的历史轨迹清晰可查;同时,系统支持按项目类型、项目名称、项目等级、立项时间、项目负责人、所属部门等要素进行单一条件查询或多条件查询,查询结果可以EXCEL文档进行导出、打印或预览,确保数据的完整、统一、及时、准确。

5.无缝对接并共享数字化校园管理系统的基础数据

经过数字化校园一期工程和二期工程的立项建设,我校已建成统一的身份证认证平台、统一信息门户平台及教务管理、人事管理、办公、科研管理、财务管理、固定资产管理、实验教学管理、研究生管理等20余个应用系统。为避免出现新的信息孤岛,系统开发之初就明确提出共通、协同、共享原则,成功实现基础数据在各应用系统间的同步推送、共享。教师及评审专家无需注册即可登录,而其所在部门、职称、身份等信息能自动显示,有效减少教师申报及专家评审工作的重复填报,确保各项数据的一致性和准确性。客户端不需要安装任何软件,用户只需具备基本的上网知识和软件操作经验,即可快速地熟悉并使用系统。用户提交的电子版材料系统长期保存,经授权后可随时在线查询、统计、分析。

三、体会与感悟

1.系统需求分析需透彻,用户需求的编制质量直接决定系统开发的质量

从学理的角度讲,所谓“需求分析”,是指对要解决的问题进行详细的分析,弄清楚问题的要求,包括需满足什么要求、具备什么功能、解决什么问题等。[2]软件开发当中的“需求分析”就是确定要计算机“做什么”。软件开发人员不是用户问题领域的专家,不熟悉用户的业务活动和业务环境,用户提出的系统开发需求是其进行软件开发工作的逻辑起点,需求分析是否准确、到位,直接决定了软件开发的效率和质量。在网络技术、数据库开发技术高度发达的今天,只要用户对系统需求有足够清晰的构想,技术开发人员大多都能设法做到,反之,如果需求分析简单、粗糙,必然导致系统开发人员无所适从,功能残缺不全。有些软件系统被埋怨存在功能缺陷或使用不便,根源不在于技术存在缺陷或问题无法解决,而是由于用户和开发者双方事前对系统需求的分析、理解不到位,或者软件开发过程中的彼此间的沟通不及时。教务管理人员熟悉业务流程、清晰业务需求、在需求分析阶段具备不可替代的主体核心地位,理应主动、认真地思考、梳理岗位业务需求,对系统的性能指标及功能设置,明确提出要求,并积极与系统开发人员沟通,形成清晰的系统需求说明书,而不能只是粗枝大叶地提一些条条框框,导致系统开发人员凭自己想象和理解来自由发挥,导致整个开发工作事倍功半。

2.管理思想需创新,管理观念和手段的变革直接影响行为方式与工作效率

项目管理的信息化基于管理思想、管理观念和管理手段现代化。项目管理信息化建设首先必须转换观念、开拓视野,充分认识到信息技术对项目管理的巨大推动作用。[4]其次,要本着开放的心态和发展的眼光,依托现代信息技术和网络技术,对传统的管理模式进行客观的分析和取舍, 摒弃看似娴熟、实则低效的经验管理模式,通过向技术要效率,积极探索教学管理信息化的新思路、新方法。为提高管理效率和管理水平,我校近年来陆续开发了人才培养方案管理系统、课程教学大纲编制管理系统、教学成果奖评审管理系统、毕业论文管理系统,业务管理的规范化、科学化、网络化、便捷化水平显著提升,人力、物力及时间成本显著降低、工作效率和项目管理质量稳步提升。

3.功能设置需以人为本,技术细节的处理直接关联用户的使用体验

作为一个直接服务于一线业务工作的系统,“好用、实用”是基本要求,细节决定成败。“好用”即系统界面友好,操作简洁、维护方便、智能化程度高,“实用”即系统运行稳定、能适应各种业务环境、满足业务需求。[5]以我校质量工程项目管理系统附件上传功能的设计为例,由于当初只要求系统具备常见附件的上传功能即可,对其所能兼容的格式没有提出明确具体的要求,造成系统最初只支持上传 Word和Excel文档,但事实上,由于使用习惯的不同以及不同类型项目间的差异,用户在实际使用过程中可能用到的附件不仅有常见的Word和Excel文档,还有PPT、PDF、JPG、MPEG、TXT等文档以及音视频文件、压缩文件、网络页面、网站链接等。此外在界面设置方面,不同权限的用户登录后看到的是契合自身角色和操作的个性化界面,凡能从后台提取的数据,系统自动提取并显示,避免重复输入,无关信息及操作按钮自动屏蔽,避免用户出现误操作或迷航。诸如此类的“小”问题,唯有在系统开发过程中予以重视并确保配置到位,才能避免教师和评审专家在使用过程中出现不必要的麻烦和困扰,最大程度地为其提供卓越的使用体验,为管理系统的迅速推广和普及夯实物质基础。

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